Heb je dat ook weleens dat je met veel plezier terugdenkt aan een geslaagde training of bijeenkomst? Het absolute hoogtepunt van de afgelopen week was voor mij de Conferentie Leven Lang Ontwikkelen in Utrecht. Ik was daar niet alleen als deelneemster, maar ook als spreker. Waarom was dit event (voor mij) en voor nog veel meer anderen geslaagd? Nog even nagenieten aan de hand van negen succesfactoren voor een geslaagde conferentie.
Factor 1: Het doel van de conferentie
Wat is het doel van de conferentie? Waarom organiseer je het? Wat moet het resultaat zijn? Je wilt als organisatie dat deelnemers na afloop tevreden naar huis gaan. De conferentie was georganiseerd door de Sociaal Economische Raad en van belang voor iedereen die op wat voor manier dan ook werkt aan Leven Lang Ontwikkelen. Dit thema is in 2020 topprioriteiten voor werkend Nederland. De conferentie was een manier om leven lang ontwikkelen nog meer voor de bril te krijgen.
Factor 2: Content met de content
Als deelneemster vond ik prettig om met gelijkgestemde mensen verbonden te zijn. Dat maak communicatie een stuk makkelijker. Mensen herkenden mij als spreekster, spraken mij aan en wilden graag nog eens nader van gedachten wisselen. Daarnaast volgde ik interessante presentaties. Zo volgde ik van TNO de bijeenkomst over lerende organisaties en van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de presentatie over Hoe bereik je de wensen op de werkvloer?
Factor 3: Neem de tijd
Zorg er voor dat je op tijd begint met het organiseren van het event. Daar was zeker bij de organisatie sprake van. Maar ook als spreker ben ik ruim op tijd begonnen met het voorbereiden van mijn deelsessie. Ik was trouwens ook op tijd bij de locatie. Ondanks ruim 600 km (!) file was ik ruim voor aanvang aanwezig. Dan kun je je installeren en de locatie op je laten inwerken.
Factor 4: Geen hippe locatie om de hippe locatie
Zorg voor een goede locatie. Wat is een goede locatie? Daarover verschillen de meningen. Deze locatie De Fabrique in Utrecht was geen gelikt, dertien in een dozijn conferentieoord, maar een honderd jaar oude voormalige mengvoederfabriek. Een prachtige industriële locatie. Mijn sessie gaf ik in een iglo. In een wát? Een grote opblaasiglo die in een grote fabriekshal stond. Die iglo zorgde voor een bijzonder sfeer. Ik denk dat dit de bijzonderste locatie is waar ik ooit een sessie heb gegeven.
Factor 5: Houd het leuk!
Er waren niet alleen saaie hoorcolleges, maar sessies met verschillende kennisactiverende werkvormen en leuke interessante sprekers. Zo maak je snel contact met mede-congresleden. Natuurlijk is het ook fijn om zelf een sessie te verzorgen. Mijn sessie was meteen de eerste ronde. Daar had ik de hele dag profijt van. Zo kon ik de hele dag in gesprek met deelnemers spreken die mijn sessie hadden gevolgd.
Factor 6: Vlekkeloze organisatie en communicatie
Dienstbaarheid is misschien een beetje een ouderwets woord. Toch is dat precies wat de mensen van de techniek en de catering waren. Zij waren behulpzaam en aardig. Veel dank daarvoor. Natuurlijk was daar ook de geweldige organisatie achter de schermen, die ervoor zorgde dat alles op rolletjes liep. Er zullen best dingen zijn die beter of anders hadden moeten gaan, maar als doorsnee deelnemers merkte je daar niets van.
Factor 7: Kijk naar de toekomst
Kijk naar de toekomst met betrokken experts: Zo gaf filosoof Lammert Kamphuis zijn visie op ontwikkelen aan de hand van het Ikigai-model. Volgens de Japanse traditie is Ikigai de rede van jouw bestaan. En interviewde Mariëtte Hamer (voorzitter SER) sleutelfiguren op het gebied van Leven Lang Ontwikkelen over hun visie op de toekomst. De minister van onderwijs sloot de conferentie af.
Factor 8: Als de kroket maar goed is
De catering en de koffie waren dik in orde. Geen lange rijen voor het lunchbuffet, dat bestond uit luxe broodjes, lekkere salades, heerlijke smoothies. Voor iedereen wat wils en meer dan genoeg. Maar (gelukkig) geen kroketten.
Factor 9: Netwerken
Natuurlijk is het congres helemaal geslaagd als je nieuwe mensen ontmoet, afspraken maakt en inhoudelijke kennis mee naar huis neemt. Dat is niet alleen een kwestie van halen. Dat is volgens mij vooral een kwestie van brengen, van doen. Ik schreef er al eerder over. Als je deelt (brengen) wat jou drijft, merk je dat je verder komt (halen). Het Ikigai-model kun je na deze conferentie weer een stuk verder invullen.
Geschreven door Miriam Trommelen, Apeldoorn, 5 december 2019
Informatiebijeenkomst lerend netwerk
Heb je interesse in het opzetten/volgen van een lerend netwerk? Wil je meer informatie over hoe je dat aanpakt? Kom dan op donderdag 23 januari 2020 van 15.00 – 16.30 uur naar onze informatiebijeenkomst over lerende netwerken. Op onze locatie in Apeldoorn. Na onze bijeenkomst kun je direct zelf aan de slag in jouw organisatie. De bijeenkomst is gratis, graag even aanmelden.
