Is het een brief of een schrijven?

Is het een brief of een schrijven?

Direct Duidelijk Brigade
“Staatssecretaris Raymond Knops van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) stelt meer mensen en middelen beschikbaar voor het begrijpelijker maken van overheidstaal. Om overheidscommunicatie te verbeteren stuurt hij de nieuw opgerichte Direct Duidelijk Brigade het land in om ambtenaren te helpen bij het verbeteren en begrijpelijker maken van teksten.

Bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties gaat ook een groep medewerkers aan de slag om daar de communicatie te verbeteren. De Direct Duidelijk Brigade is een uitbreiding van de Direct Duidelijk-campagne van het ministerie van BZK en de Nederlandse Taalunie”. Aldus Rijksoverheid.nl.

Schrijven is schrappen
Dit nieuws deed mij denken aan de workshop ‘Schrijven is schrappen’. Een workshop voor ambtenaren, die ik in de vorig eeuw (!) veelvuldig verzorgde. Zo nu en dan geef ik de training nog weleens. Ik vind het een leuke workshop. Waarom? Mensen vinden het lastig om kritiek op hun teksten te krijgen. Als het dan lukt om deelnemers hun teksten te laten verbeteren, geeft dat voldoening.

Jonge vrouw
Een van die deelnemers is Monique. Een leuke vlotte vrouw, midden twintig, net afgestudeerd en nog niet zo lang geleden begonnen als beleidsmedewerkster onderwijs bij de gemeente. Zij is enthousiast over haar werk. Zij schrijft diverse teksten, zoals, brieven, formulieren, mails, memo’s en verschillende soorten nota’s. Monique leer ik kennen in het pré facebook- en twittertijdperk.

Jip-en-janneketaal
Tijdens de kennismaking vertelt Monique enthousiast dat haar leidinggevende haar stimuleerde een schrijftraining te volgen. Hij vindt haar schrijfstijl niet passen bij het professionele niveau van haar collega’s in de gemeente. Haar schrijfstijl omschrijft hij als informeel en neigen naar jip-en-janneketaal. Monique ontvangt haar teksten steevast terug voorzien van rode correcties. Dat vindt zij heel vervelend. Zij wil het graag goed doen, net als haar collega’s. Daarom wil zij formeler en ambtelijker leren schrijven.

Voorbeeldtekst
De workshop bereid ik voor met teksten van deelnemers. Iedereen mailt vijf teksten. In die teksten ga ik op zoek naar voorbeelden van ambtelijk taalgebruik. Deze voorbeeldteksten, natuurlijk geanonimiseerd, vormen de rode draad van mijn workshop. Met hulp van hun eigen teksten bespreken we taalkwesties. De uitdaging is om in helder en duidelijk Nederlands een alternatief te bedenken. Meestal lukt dat prima.

In de workshop valt het Monique op dat ik nauwelijks voorbeelden uit haar teksten gebruik. Zij is nog niet besmet met het gemeentelijke schrijfvirus. Daarvoor werkt ze nog niet lang genoeg bij de gemeente.

Valkuilen taalkwesties top 3
Wat maakt begrijpelijk schrijven zo lastig? Hieronder de top drie van taalkwesties die je beter kunt vermijden. In negen van de tien gemeenten kom ik deze valkuilen tegen.

1. Ingewikkelde lange zinnen
De gemiddelde zinslengte is 15 à 17 woorden. Je maakt zinnen begrijpelijker door zinsdelen die bij elkaar horen bij elkaar te zetten.

2. Voorzichtig taalgebruik oftewel ‘Vaagtaal’
Voorbeeld: De vraag zou mogelijk gesteld kunnen worden of het niet wenselijk wordt geacht om het subsidievoorstel wellicht te wijzigen en/of eventueel onder voorbehoud te amenderen? Wat de schrijver precies bedoelt met deze zin is niet helder.
Duidelijker is: Moeten we het subsidievoorstel wijzigen?

3. Gebruik van de lijdende vorm oftewel ‘Passivites’
Voorbeeld: Voor het eind van het jaar worden de opleidingsplannen ingediend. Lezer denkt: wie doet dat dan?
Duidelijker is: Alle teammanagers dienen voor het eind van het jaar de opleidingsplannen in.

Een brief of een schrijven?
Ik ga hier niet verder in op de taalkwesties. Hoe interessant ook. Daarover gaat dit blog niet. Moraal van dit verhaal gaat over Monique en haar leidinggevende.

Ik begin de workshop met een vraag: ,,Werk je aan een brief of aan een schrijven?”

Monique schrijft een brief. Haar leidinggevende noemt het ‘een schrijven’. Het gaat hier over meer dan taal. Monique heeft oog voor haar lezers. Zij stemt haar taalgebruik af op haar doelgroep. Haar leidinggevende let vooral op de inhoud. Die inhoud heeft hij vooraf met collega’s en wethouder afgestemd. Helder formuleren is een mooi doel. Maar daar kun je vaak rechten aan ontlenen. Dus daar moet je voorzichtig mee zijn.

Maar ja, wat heb je als lezer aan een brief waarvan je de inhoud niet begrijpt? Je bent pas echt professioneel als je ingewikkelde kwesties, begrijpelijk en helder beschrijft. Dat leer je vooral door veel te schrijven en nog meer te schrappen!


Hulp bij schrijven?

Hulp nodig bij het schrijven van jouw teksten? Laat mij weten waar je mee worstelt en je ontvangt praktische tips.
Schrijftrainingen verzorgen we als maatwerktraject. Dat is al een interessante optie vanaf drie personen. Meer weten? Mail hier je vraag. 

Geschreven door Miriam Trommelen, 31 oktober 2019

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *