Workshop ‘Een lastig gesprek, goed voeren’

Workshop ‘Een lastig gesprek, goed voeren’

Er zijn verschillende manieren om een workshop te starten. De aftrap blijft een boeiend moment. De groep zit in een halve kring voor je. Meestal ken je de mensen niet. Zij kijken je aan. Verwachtingsvol, gesloten, en soms zelfs wantrouwend. De eerste momenten zijn beslissend. Gaat het lopen of niet? Krijg je het vertrouwen van de groep?

Wel of niet voorbereiden?
Er zijn collega’s die beweren dat ze niets voorbereiden. Daar ‘gewoon’ gaan staan en wel zien wat ze gaan doen. Ik ben van de andere soort. Mijn workshops bereid ik voor. Ik weet wat ik ga doen en waarom en ik weet wat ik ga zeggen. Ik hoef me er alleen maar aan te houden. Dát vind ik soms lastig. Want ook een creatieve impuls volgen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een opmerking of een vraag uit de groep, heeft in het verleden prachtige sessies opgeleverd.

Studiedag BPV
Zo verzorgde ik onlangs workshops over gespreksvoering tijdens een studiedag voor BeroepsPraktijkVormings docenten (BPV-docenten) van een MBO College. Korte workshops van ieder vijf kwartier. Ik had de workshops goed voorbereid en was ruim voordat de workshops begonnen aanwezig op de locatie. Dat vind ik prettig. Die tijd gebruik ik om mijzelf in alle rust installeren en te wennen aan de zaal.

De hippe locatie was niet optimaal voor een workshop, maar de ontvangst was hartelijk. Mensen hielpen mij bij het installeren van laptop en scherm. Dat maakte veel goed. En er was lekkere koffie! Ik was er klaar voor en had er zin in. Op dat moment kon ik nog niet weten dat het twee geheel verschillende workshops zouden worden. Hoe dat kan? Daar gaat dit blog over.

Verschillende rollen BPV-docent
De wens van mijn opdrachtgever was om in de workshops aandacht te besteden aan de verschillende rollen van de BPV-docent en de verschillende soorten gesprekken die een BPV docent voert. Naast stagebegeleider, is een BPV-docent ook ambassadeur van de school, beoordelaar van de student én aanspreekpunt voor het stagebedrijf.

Hoe ga je met deze rollen om? Hoe manage je verwachtingen van bedrijven en van studenten? Dat vergt goede gespreksvaardigheden. Je wilt immers resultaat behalen zonder de belangen van de ander uit het oog te verliezen. Dat is wel eens lastig, want de belangen liggen soms ver uiteen. Om een voorbeeld te geven: een stagebedrijf kan best een extra paar handjes gebruiken in de werkplaats, maar heeft niet (altijd) tijd om een student te begeleiden. Dat kóst immers tijd. Een student loopt stage om de praktische kanten van een vak te leren. Een bakker of een kok leert het vak nu eenmaal niet uit een boekje. En zonder stage geen diploma. Als BPV-docent ga je in zo’n geval het gesprek aan met het stagebedrijf.

Motiverende gespreksvoering
Terug naar de start van mijn eerste workshop. Na een korte interactieve kennismakingsoefening had ik meteen de aandacht van alle docenten. Met de vervolgoefening ‘De pen’ stond het thema gespreksvoering meteen bij iedereen voor de bril.
‘De pen’ is een oefening op het gebied van motiverende gespreksvoering en diende als metafoor voor hoe gesprekken kunnen verlopen. In tweetallen wisselden docenten hun mening uit en al snel kwam de plenaire discussie op gang.

Kantelpunt
De vaart zat er goed in bij deze enthousiaste en leuke groep docenten. Iedereen deed actief mee. Dat bleek uit de vragen die docenten stelden over lastige gesprekssituaties. Dát was het moment waarop ik in mijn eigen valkuil stapte. Als trainer wil ik graag uitleggen en verklaren. Zodat deelnemers met meer inzicht weer naar huis gaan.

Dit moment in de workshop was een natuurlijk bruggetje naar het inventariseren van lastige situaties. Precies zoals ik had voorbereid. Toch kon ik het niet laten om een theoretisch kader te schetsen. En dat was jammer. Daar zitten deelnemers niet op te wachten. Zij willen doen! Zeker BPV-docenten.

Rollenspel
In de tweede workshop was ik voorbereid op dit moment. Om die reden vind ik het fijn om dezelfde workshop een paar keer te geven. De tweede en volgende workshops zijn altijd beter dan de eerste. Ook in de tweede workshop kwamen vragen over lastige situaties. In plaats van ze te beantwoorden inventariseerde ik samen met deelnemers deze situaties ter voorbereiding op een rollenspel.

Rollenspellen zijn een geweldige werkvorm. Tenminste als je een aantal randvoorwaarden ter harte neemt. Ik noem er vijf:

  • Werk met eigen casussen van deelnemers;
  • Geef deelnemers richting; werk met gerichte kijkopdrachten en scherpe, duidelijke gespreksdoelen;
  • Laat deelnemers zelf kiezen met wie zij het rollenspel voeren;
  • Werk met de zogenaamde ‘coachcollega’s’. Samen met de ‘coachcollega’ bereiden ‘spelers’ hun gesprek voor;
  • Zorg voor een veilige leeromgeving waar fouten maken mag.

Praktijksituatie
Vervolgens vond tussen deelnemers een gesprek plaats over een levensechte praktijksituatie. Observanten hadden duidelijke kijkopdrachten en de gesprekspartners heldere gespreksdoelen. In het rollenspelgesprek ervoeren zij aan den lijve wat wel en wat niet werkt in een lastige situatie. Dat maakt het rollenspel waardevol en aan het einde van het rollenspel gaven deelnemers zelf, met het verworven inzicht uit het rollenspel antwoord op hun eerdere vragen. Geholpen met de feedback van de observanten. Zo mooi kan trainen zijn!

Binnenkort studiedag?
Organiseer je binnenkort een studiedag? Ben je op zoek naar een interessante workshop op het gebied van professionele ontwikkeling? Wil je weten wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op. Wij denken graag met je mee.

Geschreven door Miriam Trommelen
Apeldoorn, 9 mei 2019

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *